Zarządzanie firmą przypomina czasem żonglowanie dużą ilością piłeczek na raz. Przedsiębiorca chciałby się skupić na swoim głównym produkcie czy usłudze, ale jego uwagi wymaga również dział księgowy, marketingowy lub pracownicy. Jak prowadzić biznes i zadbać o jakość wszystkich procesów? Odpowiedzią może być outsourcing! Czym jest i dlaczego warto wprowadzić go w firmie?
Wyobraźmy sobie biznes, który zaczynał się od szefa i dwóch, może trzech pracowników. Rozliczaniem zajmował się przedsiębiorca, marketing opierał się na poczcie pantoflowej, ale usługi informatyczne ogarniał ktoś po znajomości. Firma się jednak rozrosła i nagle wszystkie te operacje pochłaniają czas pracowników, którzy nie mają czasu na własne zadania. Brzmi znajomo? To znak, że pora na outsourcing.
Outsourcing: czym jest?
Outsourcing polega na zleceniu części procesów działalności zewnętrznej firmie, która się w nich specjalizuje. Dotyczy to najczęściej procesów operacyjnych, którymi biznes może zajmować się samodzielnie – ale tu pojawia się kluczowe pytanie: czy musi?
Outsourcing to cenione i coraz popularniejsze rozwiązanie, ponieważ zdejmuje z przedsiębiorcy ciężar samodzielnej organizacji, utrzymania i wyszkolenia specjalistycznych działów. Zlecenie zadań zewnętrznej firmie to jeden ze sposobów zarządzania biznesem, zarówno wśród małych i średnich przedsiębiorstw, jak i wielkich, międzynarodowych korporacji.
📌 Poznaj najczęstsze błędy przedsiębiorców.
Outsourcing: przykłady
👉 Księgowość
Zlecenie księgowości firmowej dla biura rachunkowego to najpopularniejszy sposób outsourcingu. Wiele firm decyduje się na takie rozwiązanie, ponieważ nie chce ponosić kosztów zatrudniania księgowych na etacie. Co więcej, odpowiedzialność samodzielnego księgowego w firmie a ubezpieczenie biura rachunkowego to bardzo różne formy zabezpieczenia dla działalności.
👉 Doradztwo prawne
Doradztwo prawne to często outsourcing w modelu zadaniowym. Zamiast zatrudniania prawnika czy doradcy w firmie przedsiębiorcy często decydują się na sporadyczne korzystanie z usług kancelarii prawnej. Konsultacje odbywają się wtedy, kiedy rzeczywiście istnieje potrzeba lub wątpliwości związane z prawem po stronie przedsiębiorcy.
👉 Usługi IT
Popularnym rozwiązaniem jest outsourcing usług IT, które często mają charakter ciągły. Zleceniobiorca bierze na siebie zarządzanie oprogramowaniem, serwisowanie urządzeń czy rozwiązania z zakresu cyberbezpieczeństwa. Chociaż działy IT często funkcjonują w większych firmach, nie zawsze są koniecznością dla przedsiębiorcy.
📌 Dowiedz się, ile kosztuje prowadzenie firmy.
👉 Marketing
Mimo że marketing to jeden z kluczowych elementów prowadzenia firmy, w mniejszych biznesach często zajmują się nim pracownicy “z doskoku”. Wydaje się niekiedy, że zmysł estetyczny wystarczy do prowadzenia firmowego konta na Instagramie. Tymczasem marketingiem powinni zajmować się specjaliści z doświadczeniem, którzy zagwarantują jego skuteczność.
👉 Szkolenia
Szkolenia pracownicze to dobry sposób na rozwijanie kompetencji zespołu i zapewnienie jego członkom satysfakcji z rozwijającej się kariery. Nie oznacza to jednak, że firma powinna otwierać kolejne etaty dla szkoleniowców. Outsourcing szkoleń pracowniczych to znacznie lepszy pomysł, który zapewni firmie swobodę i różnorodność.
Zalety outsourcingu
✅ Optymalizacja kosztów
Optymalizacja kosztów najbardziej przekonuje przedsiębiorców, że outsourcing się im opłaca. Zazwyczaj zlecenie procesów zewnętrznym firmom generuje niższe koszty niż zatrudnienie, wyszkolenie i utrzymanie pracownika na etacie. Podczas gdy pracownik oznacza koszty zatrudnienia, urlopy i koszty benefitów, outsourcing to jedynie opłata za usługę.
Rezygnacja z pracownika nie jest każdorazowo rozwiązaniem – w końcu firma potrzebuje zespołu – ale przy niektórych procesach warto zastanowić się, czy musi zajmować się nimi osoba wewnątrz firmy.
✅ Lepsza organizacja
Outsourcing pomaga również zadbać o lepszą organizację w firmie. Specyfika niektórych procesów w księgowości czy IT sprawia, że obłożenie pracą nie jest rozłożone równomiernie. Pracownicy czasem są tak zajęci, że wyrabiają nadgodziny, a czasem nie mają wystarczająco pracy, żeby wypełnić 8 godzin.
Outsourcing może działać w modelu zadaniowym i skupiać się na tymczasowych procesach. Kiedy firmie zabraknie zasobów na zamknięcie roku księgowego czy poradzenie sobie z atakiem hakerskim, może zwrócić się do zewnętrzych specjalistów, z którymi współpracuje.
✅ Wyższa jakość
Ogromną zaletą zlecania zadań zewnętrznym podmiotom jest wyższa jakość usług. Firmy specjalizujące się w outsourcingu stawiają na sprawdzonych ekspertów, których praca skupia się na konkretnej usłudze. Pracownicy wewnętrz firmy często wykonują zadania spoza ich profilu zawodowego, ponieważ zaistniała taka potrzeba.
Przedsiębiorca chcący usprawnić procesy może również łatwo zweryfikować firmę outsouringową, sprawdzając jej pozycję na rynku i opinie innych klientów, którzy już skorzystali z jej usług. Pracownika nieraz częściej w ten sposób “prześwietlić”.
✅ Kluczowe procesy
Do zalet outsourcingu należy też skupienie na kluczowym aspekcie działalności firmy. Działania operacyjne są koniecznie i potrafią skutecznie pochłaniać dużą część uwagi przedsiębiorcy i jego pracowników. Mimo że są to niezbędne procesy, rozpraszają przedsiębiorcę, który powinien skupić się na rozwijaniu głównej usługi czy produktu – core’u jego firmy.
Przeniesienie procesów operacyjnych na zewnątrz gwarantuje, że są one wykonywane, a jednocześnie zmniejsza obciążenie przedsiębiorcy i managerów. Rozwój i podwyższanie jakości głównego produktu staje się więc priorytetem firmy.
📌 Sprawdź najważniejsze trendy w biznesie.
✅ Wydajność pracowników
Wiąże się z tym także zwiększona wydajność pracowników, którzy mogą w pełni skupić się na swoich obowiązkach. Mogą oni pracować w komforcie i przeświadczeniu, że nie dostaną bez zapowiedzi nadprogramowego zadania, które nie mieści się w zakresie ich umiejętności i możliwości.
Część pracowników może natomiast pełnić funkcję konsultantów, którzy będą weryfikować pracę firmy outsourcingowej jako część swoich obowiązków.
Wady outsourcingu
✅ Wybór zewnętrznej firmy
Wadą i znaczącym utrudnieniem outsourcingu jest z kolei sam wybór zewnętrznej firmy. Zlecenie ważnych działań operacyjnych wiąże się z koniecznością zaufania w jakość i rzetelność pracy dostawcy usług. Ważnym krokiem jest odpowiednie porównanie ofert i zebranie opinii na temat firmy przed podjęciem współpracy.
✅ Mniejsza kontrola
Wielu przedsiębiorców wciąż wierzy w mikrozarządzanie i szczegółowo monitoruje wszystkie procesy w firmie. Nieumiejętność delegowania zadań to wada przedsiębiorcy, a nie firmy, ale może też stanowić poważną barierę w outsourcingu. Kontrola działań jest mniejsza, bo liczy się efekt końcowy.
📌 Dowiedz się, jak przygotować się na kryzys w firmie.
✅ Konieczność raportowania
Oczywiście firma nie traci całkowicie kontroli, co dzieje się w jej księgowości, dziale IT czy marketingu. Zewnętrzny zleceniobiorca pozostaje w kontakcie z przedsiębiorcą, raportuje o wykonywanych działaniach i przedstawia wyniki. Warto zadbać o przejrzystą komunikację i transparentność działań już na wstępie – a potem regularnie kontrolować działania partnerów.
✅ Różne podmioty
Trudnością może okazać się ilość współpracujących firm outrsourcingowych. Aby zadbać o jakość usług, warto zdecydować się na wyspecjalizowany podmiot. To z kolei oznacza, że każda usługa może przełożyć się na inną firmę, co oznacza działania na kilku frontach. Takie rozdrobnienie może być wyzwaniem w komunikacji i kontroli.
✅ Udostępnianie danych
Największe ryzyko outsourcingu wiąże się z udostępnianiem danych firmy. Przy procesach operacyjnych takich jak księgowość czy IT jest ono konieczne, natomiast oznacza podzielenie się wewnętrznymi informacjami firmy z zewnętrznym podmiotem. Warto wtedy zadbać o zabezpieczenie i rozwiązania w razie wycieku danych lub innego kryzysu.
📌 Jednym ze sposobów na skuteczny outsourcing może być współpraca z inkubatorem przedsiębiorczości. Fundacja Twój StartUp umożliwia prowadzenie biznesu ze wsparciem ekspertów i skupienie się na własnej wizji – przez outsourcing usług w jednym miejscu, pod Twoją kontrolą.
