Planowanie budżetu w firmie to wyzwanie, za które często trudno się zabrać. Jak skutecznie zaplanować budżet w firmie? To pytanie staje się jeszcze ważniejsze w obliczu zmian nadchodzących w 2026 roku, które wpłyną na finanse przedsiębiorstwa. Wyjaśniamy, co czeka przedsiębiorców w przyszłym roku i tłumaczymy krok po kroku, jak zaplanować budżet w firmie!
Chociaż budżet w firmie wydaje się podstawową potrzebą, wiele film wciąż nie potrafi świadomie zarządzać finansami. Część przedsiębiorców nie dostrzega korzyści płynących z regularnego planowania budżetu i wyznacza cele finansowe “na czuja”. Długoterminowo nie jest to dobra strategia, a kontrola finansów w firmie to niezbędnik każdego przedsiębiorcy — szczególnie wtedy, gdy szykują się nowe wydatki.
Budżet w firmie - dlaczego warto?
☑️ Płynność finansowa
Odpowiednio zaplanowany budżet oznacza płynność finansową w firmie. Świadomie kontrolując wydatki i dochody, przedsiębiorca jest w stanie pokryć koszty operacyjne czy wypłacić wynagrodzenia i zobowiązania bez opóźnień. To nie tylko przejaw dobrego zarządzania firmą, ale też znak dla kontrahentów, że biznes jest rzetelny i wypłacalny.
☑️ Kontrola wydatków
Regularna analiza budżetu w firmie to także kontrola wydatków. Trzymanie ręki na pulsie pozwala monitorować, na co poświęca się firmowe pieniądze oraz jakie rezultaty przynoszą inwestycje. Z dobrze prowadzonym budżetem unikamy sytuacji, w której pieniądze rozpływają się w powietrzu i nie wiadomo, w którym projekcie lub produkcie zostały ulokowane.
☑️ Zarządzanie kryzysem
Warto również pamiętać, że regularne dbanie o finanse znacznie ułatwia zarządzanie kryzysem, jeżeli nadejdzie słabszy okres w firmie. Sprzedaż rzadko jest identyczna w każdym miesiącu, a niektóre biznesy muszą liczyć się z trendami sezonowymi oraz konkurencją. W przypadku kryzysu śledzenie nadwyżek w budżecie pozwala przekierować firmowe finanse tam, gdzie aktualnie będą najlepszą inwestycją.
Najważniejsze zmiany w 2026 roku
☑️ Składka ZUS
Największym obciążeniem dla przedsiębiorców w 2026 roku będzie zdecydowanie obowiązkowa składka ZUS, która idzie do góry. Obecnie ZUS wynosi 1773,96 zł, ale już od 1 stycznia 2026 roku wzrośnie do 1926,76 zł. To kolejna duża zmiana na przestrzeni ostatnich lat, która znacząco zwiększa ryzyko niewypłacalności firm, szczególnie w sektorze małych i średnich przedsiębiorstw.
Chcesz wiedzieć, jak nie płacić ZUS-u?
- Postaw na alternatywę dla JDG
- Sprawdź ofertę inkubatora przedsiębiorczości
- Oszczędź pieniądze w firmowym budżecie
Sprawdź, jak uniknąć zbędnych kosztów prowadzenia firmy z Fundacją Twój StartUp!
☑️ Składka zdrowotna
Wraz z ZUS-em wzrasta składka zdrowotna. Obecnie przedsiębiorcy płacą 314,96 zł, ale od nowego roku ta kwota wzrośnie do 432,54 zł. W ciągu ostatnich lat składka zdrowotna przeszła też reformę rozliczania, co obecnie uniemożliwia odliczenie jej od podatku. W efekcie realne koszty dla przedsiębiorcy znacznie wzrastają.
☑️ Najniższa krajowa
Wzrost ZUS i składki zdrowotnej wiąże się z kolejną podwyżką najniższej krajowej. Od 2026 roku podstawa wynagrodzenia wyniesie 4806 zł brutto, przy czym obecnie wynosi 4666 zł brutto. Składka ZUS wyliczana jest na podstawie przeciętnego wynagrodzenia, które w związku z podwyżką najniższej krajowej szacuje się na 9420 zł. Składka zdrowotna z kolei obliczana jest na podstawie minimalnej płacy.
Jak zaplanować budżet w firmie: krok po kroku
✅ Wyznaczenie zespołu
Pierwszym krokiem do planowania budżetu w firmie jest wyznaczenie zespołu. Przygotowanie budżetu w pojedynkę nie sprawdzi się najlepiej nawet w przypadku właściciela biznesu, dlatego stworzenie zespołu jest ważnym elementem na start.
Włączenie osób odpowiedzialnych za księgowość, marketing czy sprzedaż jest kluczowe do stworzenia adekwatnego budżetu. Analizę i cele warto oprzeć nie tylko o dane z zeszłych miesięcy czy lat, ale także o wiedzę ekspertów z najważniejszych działów w firmie.
✅ Cele biznesowe
Kolejnym etapem planowania budżetu w firmie jest wyznaczenie celów biznesowych. To zadanie pytania, które elementy w strategii firmy będą najważniejsze w najbliższym kwartale lub roku. Ustalenie priorytetów pozwoli odpowiednio rozplanować budżet, uwzględniając działania marketingowe czy na przykład obsługę klienta.
Warto też zadbać, aby cele były stworzone zgodnie z metodą SMART, czyli były m.in. konkretne, mierzalne i ograniczone w czasie. Takie działanie pozwoli na precyzyjny monitoring budżetu i ewentualne poprawki.
📌 Dowiedz się, jak skutecznie wykorzystać metodę SMART w biznesie.
✅ Koszty stałe
Następnie należy przeprowadzić analizę wydatków w firmie, którą najlepiej zacząć od podsumowania kosztów stałych. Zaliczamy do nich wydatki, których wysokość nie zależy od produkcji lub sprzedaży. Koszty stałe są zależne od warunków makroekonomicznych, więc mogą ulec zmianie, ale długoterminowo pozostają takie same.
Do kosztów stałych zaliczamy wynagrodzenie pracowników oraz inne koszty pracy, takie jak ZUS czy składka zdrowotna. Do stałych wydatków należy też utrzymanie biura, ubezpieczenie firmy czy rachunki za prąd, Internet i zużycie maszyn. Na początku 2026 roku po raz pierwszy od dłuższego czasu koszty stałe ulegną znaczącej zmianie w związku ze wzrostem składek i minimalnego wynagrodzenia.
✅ Koszty zmienne
Koszty zmienne są z kolei bezpośrednio związane z produkcją i ulegają zmianom w krótkich okresach, w tym z miesiąca na miesiąc. Włączenie ich do budżetu w firmie to niezbędny krok w zarządzaniu finansami, ponieważ te wydatki zależą od bieżących decyzji. Koszty zmienne to m.in. wydatki na surowce i materiały lub nadgodziny pracowników.
Prawidłowa ocena kosztów zmiennych pozwala na bardziej efektywne zarządzanie finansami w skali krótkoterminowej. Nie wszystkie inwestycje w firmie muszą rozkładać się na wiele miesięcy. Obserwacja bieżących wydatków pozwala do pewnego stopnia przewidzieć, który projekt w danym okresie wymaga większego udziału w budżecie w firmie.
📌 Sprawdź sposoby na oszczędzanie w firmie dla przedsiębiorcy.
✅ Prognoza finansowa
Prognoza finansowa skupia się na przyszłych wynikach produkcji i sprzedaży oraz ich udziale w następnych inwestycjach. Prognozowanie opiera się na historycznych danych i obecnych kosztów oraz przychodów przedsiębiorstwa. Dzięki temu można planować budżet w firmie w dłuższej perspektywie, stawiając na inwestycje.
Prognoza finansowa przy ustalaniu budżetu pozwala ocenić, które projekty są opłacalne w dłuższej perspektywie. To okazja do analizy zarówno szans, jak i zagrożeń w firmie. Zwrócenie uwagi na historyczne dane oraz bieżące finanse w firmie pomaga przekierować część budżetu z nieudanego lub niepotrzebnego w danym momencie projektu do takiego, który ma potencjał na przyszłość.
✅ Analiza rynku
Każdy biznes jest zależny od sytuacji dla rynku, dlatego jego analiza jest niezbędnym etapem w planowaniu budżetu w firmie. Należy wziąć pod uwagę obecne trendy w biznesie, sezonowość produktów, a także działania konkurencji. Zależnie od sytuacji na rynku, firma może dostosować budżet do działań marketingowych, zwiększenia produkcji czy nawet ekspansji za granicę.
Warto pamiętać, że biznes nie egzystuje w próżni, ale jest zależny od zewnętrznych czynników. Mimo że budżet w firmie jest wewnętrzną sprawą, odcięcie się od zmieniających się trendów jest poważnym błędem. Przykładowo, w 2025 roku jednymi z najważniejszych czynników są rozwój sztucznej inteligencji oraz automatyzacja.
📌 Dowiedz się, czym jest analiza SWOT i jak wykorzystać ją w firmie.
✅ Wdrożenie budżetu
Przedostatnim krokiem jest wdrożenie budżetu. Należy zadbać, aby nowy budżet został wprowadzony w życie. Dotyczy to szczególnie poinformowania pracowników najwyższego szczebla o ich limitach finansowych na dany okres. Równie ważne jest zwrócenie uwagi na wyznaczone cele i zaplanowaną strategię.
Dobrym pomysłem może też być poinformowanie pracowników o zmianach w budżecie. Bieżące informacje o statusie projektów czy długofalowej strategii potrafią motywować do pracy i wpływać na wydajność pracowników. Warte uwagi jest również uwzględnienie premii pracowniczych w budżecie w firmie.
✅ Obserwacja i modyfikacja
Warto jednak pamiętać, że planowanie budżetu to nie jednorazowa czynność. Budżet w firmie wymaga stałej obserwacji i modyfikacji ustaleń, jeżeli zajdzie taka potrzeba. Jednym z najczęściej popełnianych błędów jest ścisłe trzymanie się planu, który przestaje się sprawdzać po kilku tygodniach czy miesiącach.
Elastyczność budżetu to ważny element, który pozwala na pewną swobodę w zarządzaniu finansami. Z jednej strony plan budżetu jest niezbędny, z drugiej — przedsiębiorca musi pozostawić odpowiednie pole manewru na wypadek zmiany sytuacji na rynku czy zmiany celów strategicznych.
Szukasz sposobów na optymalizację kosztów w budżecie? Sprawdź, jak Twojej firmie może pomóc Fundacja Twoj StartUp!
