Koszty prowadzenia działalności gospodarczej. Ile kosztuje firma?

Własna firma kojarzy się z niezależnością i autorskim pomysłem. Początkujący przedsiębiorca musi jednak wziąć pod uwagę także koszty prowadzenia działalności gospodarczej. Jakie wydatki ma przedsiębiorca i które z nich są obowiązkowe? Wyjaśniamy, ile kosztuje prowadzenie firmy.

Koszty prowadzenia działalności gospodarczej kojarzą się przede wszystkim z podatkami i zatrudnieniem pracowników. Wydatków jest jednak więcej i chociaż niektóre da się ograniczyć, warto być świadomym wszystkich kosztów prowadzenia firmy. Mimo że rejestracja firmy jest bezpłatna, to wraz z nią nadchodzi szereg firmowych wydatków, o których przedsiębiorca musi wiedzieć.

Koszty prowadzenia działalności: podatki

✅ Składka ZUS

Zarejestrowanie działalności gospodarczej to moment, w którym przedsiębiorca zobowiązuje się do płacenia obowiązkowych składek niezależnie od przychodów firmy. Najbardziej obciążającą składką jest ZUS, który do końca 2025 roku wynosi 1773,96 zł, a od 1 stycznia 2026 roku wzrasta do 1926,76 zł. Dla początkujących przedsiębiorców jest możliwość różnych ulg, natomiast ZUS to stały wydatek, z którym trzeba się liczyć w kosztach prowadzenia działalności gospodarczej.

✅ Składka zdrowotna

Kolejną obowiązkową opłatą dla przedsiębiorcy jest składka zdrowotna. Jej wysokość również wzrasta w 2026 roku i wyniesie 432,54 zł, podczas gdy obecnie wynosi 314,96 zł. Co więcej, już nie będzie można odliczyć składki zdrowotnej od podatku dochodowego, więc realnie dołoży się ona do kosztów prowadzenia działalności gospodarczej. Wzrastająca składka zdrowotna razem ze składką ZUS znacznie obciążą przedsiębiorców w nadchodzącym roku.

✅ Podatek dochodowy

Stałych kosztem prowadzenia działalności gospodarczej jest również podatek dochodowy. Jego wysokość zmienia się zależnie od formy opodatkowania wybranej przy rejestracji działalności. Skala podatkowa wynosi 12% od dochodów do 120 000 zł oraz 32% od nadwyżki po przekroczeniu tej kwoty. Podatek liniowy to z kolei 19% niezależnie od wysokości dochodów, a ryczałt zależy od rodzaju działalności. Przedsiębiorca zakładający firmę musi zastanowić się, w jaki sposób będzie rozliczał się z Urzędem Skarbowym i wyliczyć koszty.

✅ Podatek VAT

Przedsiębiorców obowiązuje również podatek VAT od towarów i usług. Część działalności, jak na przykład nauczanie języków obcych, jest zwolniona z VAT-u. Ulgi regulują przepisy, które początkujący przedsiębiorca powinien znać, decydując się na założenie działalności. Standardowo podatek VAT wynosi 23%, istnieją jednak obniżone stawki oraz możliwość odliczenia VAT-u i częściowy zwrot. Koszty prowadzenia działalności gospodarczej związane z tym podatkiem będą się różnić w każdej firmie.

Szukasz tańszej alternatywy dla JDG?

Sprawdź, jak uniknąć zbędnych kosztów prowadzenia działalności z Fundacją Twój StartUp!

Koszty prowadzenia działalności: produkcja

✅ Pracownicy

Oczywistym kosztem prowadzenia działalności jest zatrudnienie pracowników i wypłacanie im pensji. W 2025 roku minimalne wynagrodzenie wynosi 4666 zł brutto. Dla pracownika oznacza to 3510,92 zł na rękę, ale koszt pracodawcy wynosi 5691,59 z powodu ubezpieczeń i składek. To wyliczenie bazuje na minimalnym wynagrodzeniu, natomiast koszty rosną wraz z pensją zatrudnionych.

✅ Koszty produkcji

Zakładając firmę, warto również przeanalizować koszty produkcji. Wydatki na materiały, surowce, utrzymanie maszyn i transport należą do zmiennych kosztów prowadzenia działalności gospodarczej. Oznacza to, że ich wysokość będzie zależna od skali produkcji. Zwrócenie uwagi na ceny materiałów i sprzętu to ważny etap przy tworzeniu oferty, który pomaga także ustalić cenę wytwarzanych produktów.

✅ Księgowość

Wydatkiem, o którym rzadko się pamięta, są koszty księgowości. Przedsiębiorca ma obowiązek prowadzić księgowość działalności. Może zdecydować się na zatrudnienie samodzielnej księgowej. Alternatywą jest z kolei biuro rachunkowe, które często generuje mniejsze wydatki niż dodatkowy pracownik etatowy. Planując firmowy budżet, warto sprawdzić ofertę biur rachunkowych i przeanalizować, która opcja jest korzystniejsza finansowo.

✅ Konto bankowe

Firmowe konto bankowe to relatywnie niski wydatek w porównaniu do innych kosztów prowadzenia działalności gospodarczej. Część banków oferuje nawet konto firmowe za 0 zł na stałe lub przez określony czas. Mimo że konto bankowe dla firmy nie generuje wysokich kosztów, przedsiębiorca powinien sprawdzić aktualną ofertę banków i zwrócić uwagę na warunki konieczne do utrzymania opłat na niskim poziomie.

📌 Sprawdź pomysły na biznes bez wkładu własnego.

Koszty prowadzenia działalności: siedziba firmy

✅ Wynajem biura

Przedsiębiorca ponosi również koszty siedziby firmy, takie jak zakup i utrzymanie własnego biura lub wynajem przestrzeni biurowych. Zależnie od potrzeb pracodawca może wynająć pracownikom nawet indywidualne stanowiska w coworkingu lub prywatne biuro serwisowane. Jeżeli natomiast specyfika działalności nie wymaga fizycznej siedziby, rozwiązaniem może być wirtualne biuro na wynajem. Zależnie od wybranej opcji oraz miasta koszty mogą się różnić, natomiast wydatki na siedzibę firmy są nieuniknione.

✅ Opłaty za media

Warto pamiętać również o opłatach za media w przypadku utrzymania własnego biura. Opłaty za prąd, ogrzewanie czy wodę przy wynajmie biura przeważnie są wliczone w czynsz, ale we własnym biurze trzeba o nich pamiętać. Kluczem do oszczędzenia może być wybranie polecanego dostawcy i śledzenie korzystnych ofert, ale opłaty za media należą do stałych kosztów prowadzenia działalności gospodarczej.

✅ Wyposażenie

Jeżeli przedsiębiorca decyduje się na własne biuro, musi liczyć się także z wydatkami na wyposażenie. Zakup mebli, sprzętu oraz aranżacja własnej przestrzeni biurowej to jednorazowy, ale znaczący koszt dla pracodawcy. Suma przeznaczona na wyposażenie biura jest zależna od potrzeb, ale dla początkującego przedsiębiorcy prawdopodobnie będzie to znaczące obciążenie niezależnie od wielkości i lokalizacji przestrzeni biurowych.

✅ Ubezpieczenie

Mimo że ubezpieczenie nie jest obowiązkowe dla wszystkich firm, należy rozważyć także ten wydatek. Ubezpieczenie majątkowe lub inwestycja w ochronę i monitoring siedziby firmy to także ważne koszty prowadzenia działalności gospodarczej. Przedsiębiorca powinien zastanowić się, czy i jakie ubezpieczenia planuje wykupić, a następnie uwzględnić te wydatki w planowanym budżecie firmy.

📌 Dowiedz się, jakie cechy powinien posiadać dobry przedsiębiorca.

Koszty prowadzenia działalności: reklama

✅ Strona internetowa

W koszty prowadzenia działalności gospodarczej wpisują się również wydatki na obecność w Internecie. Stworzenie strony internetowej opiera się na wycenie indywidualnej, zależnie od poziomu skomplikowania strony. Można również rozważyć zlecenie projektu graficznego i wszelkich działań związanych z promocją nowej marki, takich jak wizytówkowa strona czy prowadzenie mediów społecznościowych przez profesjonalistę.

✅ Domena

Kosztem, o który często się zapomina, jest domena i utrzymanie strony internetowej. Przedział cenowy waha się od kilkudziesięciu złotych do ok. 1500 zł rocznie. Hosting strony internetowej to kwestia, która często umyka przedsiębiorcom po pewnym czasie prowadzenia firmy, ale jest to kolejny wydatek, o którym trzeba pamiętać.

✅ Oprogramowanie

W wielu branżach konieczne jest też wykupienie dostępów do specjalistycznego oprogramowania niezbędnego do pracy. Wydatki będą różnić się między firmami w zależności od specyfiki branży, natomiast w firmie nie da się korzystać z darmowych wersji czy nielicencjonowanych zamienników oprogramowania. Wydatki na oprogramowanie również należą do stałych kosztów prowadzenia działalności.

✅ Marketing

Marketing to kolejna dziedzina, która pochłania część finansów przedsiębiorcy. Wydatki różnią się zależnie od podejmowanych działań marketingowych. Pozycjonowanie strony internetowej, aby pojawiała się w wyszukiwarkach, Google Ads czy reklamy na Facebooku to regularne koszty prowadzenia działalności gospodarczej. Mimo to inwestycja w marketing jest konieczna do zebrania i stałego poszerzania grona klientów.

Chcesz prowadzić własny biznes bez piętrzących się kosztów i biurokracji? Sprawdź możliwości rozwoju w Fundacji Twój StartUp!