Marcin Sobieski o negocjacjach biznesowych. Jak być skutecznym?

Negocjacje – dlaczego się ich obawiamy?

Lęk przed negocjacjami często wynika z obaw związanych z możliwością niepowodzenia, ale też z niskiego poczucia własnej wartości lub strachu przed konfrontacją. Obawiamy się, że nie zdołamy osiągnąć satysfakcjonującego rezultatu, nasze najgorsze obawy się sprawdzą lub zawiedziemy tych, których reprezentujemy. Jeśli negocjujemy w imieniu firmy, towarzyszy nam także obawa, że o naszej ewentualnej porażce dowie się szersze grono.

Dodatkowym czynnikiem wpływającym na lęk może być przekonanie o wyższości konkurenta, którego postrzegamy jako bardziej kompetentnego i lepiej poinformowanego. Warto jednak spojrzeć na negocjacje jako na integralną część naszego życia codziennego, gdzie staramy się osiągnąć porozumienie zarówno w relacjach partnerskich, jak i zawodowych. Pomimo tej naturalnej aktywności w naszym życiu, obawa przed „ważniejszymi” negocjacjami, które mogą mieć wpływ na naszą karierę lub życie osobiste, często prowadzi do zwlekania z podjęciem działań. Staramy się unikać momentu, w którym staniemy twarzą w twarz z potencjalnym niepowodzeniem, co często skutkuje skłonnością do prokrastynacji.

Jak przygotować się do negocjacji biznesowych?

Jeśli mamy taką możliwość, negocjacje warto przećwiczyć. Najlepiej byłoby to zrobić z osobą, która potrafi realistycznie odgrywać rolę naszego przeciwnika, umożliwiając nam przećwiczenie różnych scenariuszy i skonfrontowanie się z najtrudniejszymi sytuacjami. Taki model przygotowań jest znaną praktyką, którą można zaobserwować w serialu „Suits” – prawnicy przygotowują się do rozprawy, prosząc jednego ze swoich kolegów o odegranie roli przeciwnej strony. Wybierając osobę o silnym charakterze i zdecydowanym podejściu, czyli Louisa, mogli stawić czoła najprawdopodobniejszym scenariuszom, lepiej zrozumieć własne obawy i sprawdzić, jak radzą sobie w trudnych sytuacjach.

To szczególnie istotne, ponieważ wiele osób boryka się z syndromem wyparcia, czyli skłonnością do unikania trudnych i bolesnych myśli. W takich sytuacjach korzystne może być stworzenie listy pytań, które wydają się nam najtrudniejsze i przedstawienie sobie, jak moglibyśmy na nie odpowiedzieć. Dzięki temu ćwiczeniu zyskamy pewność, że jesteśmy przygotowani do negocjacji, co pozwoli nam zachować większy spokój i pewność siebie. Często lękamy się tego, co nieznane, dlatego takie przygotowanie pomoże nam zaadaptować się do potencjalnych sytuacji i rozważyć różne scenariusze przebiegu negocjacji.

Najważniejsze kwestie — podstawy negocjacji

W procesie negocjacji nie możemy zapomnieć, że najważniejsze jest zrozumienie drugiej strony. Istotne jest poznanie jej celów, potrzeb, zamierzeń i motywacji. Ważne jest, aby zdobyć wgląd w to, co dla niej ma kluczowe znaczenie. 

Przykładowo, gdy negocjujemy kilka kwestii — na potrzeby tego przykładu oznaczymy je literami A, B, C i D — możemy ocenić każdą z nich w skali pięciopunktowej. Liczba jeden oznaczać będzie kwestię nieistotną, a pięć – bardzo istotną. W sytuacji, gdy dla nas kwestia A zdaje się być kluczowa i oceniamy ją na pięć punktów, podczas gdy druga strona przypisuje jej tylko jeden punkt, stajemy się świadomi różnicy w naszych priorytetach.
W sytuacji, gdy dla nas kwestia A zdaje się być mało istotną i oceniamy ją na jeden punkt, podczas gdy druga strona przypisuje jej aż pięć punktów, stajemy się świadomi różnicy w naszych priorytetach i korzystając z tej wiedzy, możemy — ustępując w punkcie A — jako rekompensatę wynegocjować dla siebie punkt B, który dla nas może mieć znaczenie pięciu punktów.
Informacja ta może być wykorzystana jako punkt wyjścia do skuteczniejszych negocjacji, umożliwiając nam dostosowanie naszych argumentów i propozycji do rzeczywistych priorytetów drugiej strony. W ten sposób skuteczniej zbliżamy się do osiągnięcia porozumienia, uwzględniając istotność dla obu stron.

Po zakończeniu rozmowy warto podsumować ustalenia i upewnić się, czy druga strona ma takie samo rozumienie sytuacji. Celem nie powinno być „stłamszenie” jej w celu osiągnięcia zwycięstwa, ponieważ taka wygrana może okazać się chwilowa. Kilka godzin po zakończeniu negocjacji może się bowiem okazać, że nasz kontrahent nie jest zainteresowany kontynuacją współpracy i nie zamierza podpisywać umowy. Warto pamiętać, że w optymalnej sytuacji rozwijamy się wspólnie z naszymi kontrahentami, co przynosi wzajemne korzyści.